Los cambios en sistemas tecnológicos impactan profundamente a cualquier organización que adopta las transformaciones como una parte fundamental de su cultura y debe velar para que dichas implementaciones se realicen sin contratiempos, ya que nacen por la necesidad de implementar nuevos procesos o tecnologías para que la operación funcione de mejor manera. Por supuesto, los riesgos están a la orden del día y, durante el desarrollo del proyecto, ocurren situaciones que propician errores, como la utilización de procedimientos inadecuados o la falta de supervisión de las distintas etapas de este proceso.

Es por esta razón que tener una metodología clara de la que no debes desviarte permitirá asegurar que los puntos de conflicto estén correctamente cubiertos con un plan de acción y, si careces de uno, puedas diseñarlo oportunamente para evitar problemas posteriores. Crea tu checklist siguiendo estos consejos y prevén los fallos más recurrentes en este tipo de proyectos.

–        Detalla especificaciones precisas y exhaustivas para realizar la implementación. Procura repasar cada uno de los aspectos y fases, con el fin de generar entendimiento de lo que está ocurriendo y cómo afecta a los diversos sistemas y equipos de trabajo, facilitando además la minimización de situaciones que no están definidas o que requieren una atención especial. Generar instrucciones que se deben seguir rigurosamente, considerando los desafíos de las diferentes etapas del proyecto, permite llegar al resultado esperado.

–        Elige una empresa con la metodología idónea para implementar el servicio que necesitas. Conocer en detalle los diferentes riesgos que tiene el proyecto para el que estás buscando un prestador de servicios te faculta para diagnosticar de forma asertiva qué tipo de metodologías servirán para abordarlo, sin importar la complejidad que tenga. Al momento de escoger la empresa que llevará a cabo la implementación, asegúrate que proponga técnicas y estrategias de trabajo acertadas para estas necesidades.

–        Ejecuta un plan de pruebas riguroso y bien planificado que se ponga en todos los escenarios posibles.Probar los sistemas para todas las eventualidades que seas capaz de prever, sin importar lo improbables que parezcan, y compartir informes detallados con estos resultados a las empresas que llevarán a cabo las implementaciones, permite tomar precauciones y generar certezas que facilitan una toma de decisiones con mayor precisión y la definición plazos realistas, nivelando expectativas si corresponde.

–     No caigas en la tentación de modificar el foco original del proyecto. Incluso si detectas aspectos que se pueden mejorar, procura documentarlos y, si lo estimas necesario, trabajarlos en una segunda etapa, posterior a la implementación, o en un proyecto distinto. Aunque revisar periódicamente los objetivos de una implementación y ser flexible a los imponderables que aparecen en el proceso es una forma efectiva de enfrentar esta clase de procesos, se debe tener cuidado de no sumar funcionalidades y tareas que, si bien pueden ser deseables, hacen crecer la cubicación original de la implementación y resultan difíciles de manejar.

–        Realiza una gestión del cambio multidimensional que contemple a todos los actores involucrados en la implementación. La elaboración de manuales de uso, instancias de capacitación como capacitaciones y charlas, y un plan de comunicación que considere a grupos de interés dentro y fuera de la organización, como equipos de trabajo, contratistas, clientes, autoridades y proveedores, entre otros, son acciones vitales para entregar lineamientos y responder dudas a todos quienes participarán en alguna capacidad del sistema que se está implementando. Mantener una comunicación fluida a nivel transversal, además, facilita el levantamiento de los puntos que se deben considerar para abordar todos los riesgos y detectar oportunidades de mejora.

–        Lleva a cabo iniciativas tempranas que faciliten el éxito del proyecto. Desde normalizaciones de datos a la ejecución de actividades paralelas como acciones de comunicación a tus grupos de interés, todas aquellas actividades que puedas abordar de manera paralela para que la implementación fluya de mejor manera, se deben identificar y tomar las medidas para que ocurran de forma oportuna. Por ejemplo, si se incorpora un recaudador distinto al anterior, se debe trabajar en un traspaso prolijo de información y gestionar los procesos

–        Elabora planes de contingencia abordando el máximo de casos, desde los más triviales a los más catastróficos. Visualizar mediante información fidedigna los distintos marcos que se pueden dar en la implementación del proyecto y desarrollar estrategias para abordar cada una de estas situaciones es vital para asegurar el funcionamiento correcto no solo de las fases de un proceso situacional como este sino en cualquier momento de la operación.

Finalmente, considerar la experiencia previa en otras crisis de similar envergadura te faculta para enfrentar esta clase de desafíos con más y mejores herramientas, ideas y estrategias, anticipándose a riesgos posibles y actuando con velocidad para contener y solucionar los inconvenientes que aparezcan en la implementación. Una planificación prolija y completa siempre será la mejor estrategia para que las transformaciones dentro de tu empresa resulten expeditas y sean adoptadas de forma positiva.