5 aspectos que debes considerar a la hora de contratar un servicio para tu empresa

Cuando una empresa decide subcontratar un servicio que resulta necesario para el adecuado desempeño del negocio, aparecen sobre la mesa numerosos criterios que se deben considerar, ponderando las distintas necesidades del proyecto, para escoger al contratista indicado; no obstante, suelen primar dimensiones financieras o que facilitan en la práctica el traspaso de la operación -precio ofrecido por la empresa contratista y compatibilidad de sistemas, entre otros- y se dejan afuera de la discusión algunos parámetros que resultan cruciales en la puesta en marcha y mantención de los proyectos.

Esto queda en evidencia, todavía más, cuando las comisiones que dirimen las licitaciones están conformadas por personas que representan a diversas áreas de la compañía, cada una especialista en temas muy singulares a las que se deberá brindar un marco general de referencia, provisto por alguien que vele por el interés y bienestar superior de la compañía, para decidir un proveedor acorde al alcance, exigencia y presupuesto destinado al servicio.

Por esta razón, te sugerimos 5 aspectos que debes tener presente al momento de decidir la empresa indicada para prestar un determinado servicio a tu compañía y los planes que esta tiene para el futuro.

• Nivel de profesionalización idóneo para la gestión del trabajo. Gran parte del éxito de un proyecto depende de qué tan oportuno, responsable y experto es el liderazgo que existe desde el lado del contratista; una formación profesional óptima, tanto en conocimiento crítico como en habilidades de planificación de tareas y manejo de personas, pueden marcar una enorme diferencia cuando se trata de afrontar proyectos para una empresa con la que está recién comenzando a trabajar.
• Experiencia de la empresa contratista en situaciones de alta complejidad. El historial de dificultades que ha enfrentado un proveedor de servicios es una evidencia indispensable para diagnosticar sus capacidades efectivas en resolución de situaciones adversas; estudiar las soluciones que encontraron frente a casos pasados con otros clientes de su cartera -mediando el pertinente resguardo a la confidencialidad de la operación efectuada para sus previos mandantes- permitirá entender su modelo estratégico para trabajar y entregará garantía de su experiencia en el manejo de crisis.
• Conocimiento y experiencia del personal a cargo del proyecto. Una empresa contratista debe proveer perfiles idóneos tanto para la planificación estratégica como para el cumplimiento de las tareas del día a día, conociendo las tecnologías, métodos y sistemas en que se requerirá su participación activa como ejecutor o consultor. Mientras más se involucren estos profesionales en proyectos desafiantes que les motiven y donde puedan asumir protagonismo, menor probabilidad de error habrá en las tareas que desempeñen, acelerando su curva de aprendizaje y, en consecuencia, disminuyendo la rotación del equipo.
• Considerar correctamente los costos efectivos del contrato, tanto directos como indirectos. Procura diagnosticar todas las horas de trabajo que se necesitarán para realizar las tareas detalladas en el documento técnico de licitación, incluyendo aquellas que no han sido visibles hasta el momento y que se deben tener en cuenta para que, al momento de evaluar los montos que ofrezcan las empresas que postulan a prestar el servicio licitado, las tarifas tengan coherencia con el levantamiento que tu compañía ha realizado y puedas decidir con mayor claridad; por ejemplo, contabiliza horas que actualmente utilizan otras áreas y que ahora serán cubiertas dentro del servicio prestado por la nueva empresa. De esta forma, evitarás contratar a un oferente que presente un monto más económico de lo que has estimado que debería costar la gestión de la operación y luego, después de algunos meses, solicite una revisión de tarifas amparado en que las bases de licitación no detallaban adecuadamente la dimensión del servicio.
• Tener en cuenta los incumplimientos y multas ocasionadas por el contrato anterior. Una forma clara y efectiva de relevar los principales motivos por los que ha sido necesario contratar un nuevo proveedor de servicios es repasar qué omisiones o infracciones provocaron el pago de multas a las autoridades respectivas, dado que permiten poner énfasis en los problemas que la nueva empresa prestadora del servicio debe solucionar para cumplir el contrato a cabalidad y representar una mejora cuantificable respecto al historial de gestión del proyecto.

En general, la eficiencia, capacidad y pertinencia de una empresa externa para administrar un servicio siempre estará dada por el historial que trae antes de licitar, tanto en sus aciertos como los fracasos, ya que de cada una de esas historias se puede obtener visibilidad de su real experiencia en el rubro y qué tan efectiva será lidiando con los asuntos cotidianos y los grandes inconvenientes. Recuerda esto al momento de analizar de forma integral la oferta de una empresa y compararla con la de otro competidor, pues de ello dependerá el que tu nueva relación, a largo plazo, sea de mutuo beneficio.