Hemos mencionado en otros artículos la importancia de monitorear en tiempo real los procesos de tus proyectos, tanto si se administran internamente en la organización o son llevados a cabo por empresas contratistas, pues ayuda a disminuir las desviaciones de rendimiento y eficiencia en cada tarea que tiene un impacto en los KPI y facilita la toma de decisiones correctivas. Por ello, contar con una herramienta que permita la creación de dashboards que muestren de forma clara, gráfica y oportuna el avance de tus indicadores clave y los factores que inciden en ellos facilita el diagnóstico inmediato de situaciones que requieren accionables concretos.

Una de las más utilizadas para aquello es Power BI, plataforma de visualización de datos desarrollada por Microsoft que destaca por sobre otras similares por 3 significativas razones que detallamos a continuación:

1. Diseño amigable para el usuario

Utilizando gráficos interactivos y fáciles de entender, que al hacerles clic puedes abrir niveles más profundos y especializados de información, Power BI ofrece una experiencia intuitiva, organizada y lógica para navegar la información de interés en un dashboard, facilitando interacciones sencillas de aprender sin comprometer el nivel de granularidad, que se puede configurar con rapidez según lo que desees observar. Además, entrega acceso universal a los dashboards tanto para personas internas de tu empresa como externas, a través de sitios públicos de fácil acceso y también de manera privada si se requiere.

2. Eficiencia en la visualización de datos

Si bien los dashboards no reemplazan a los reportes con indicadores, la existencia de estos completos cuadros de mando con varios niveles de entrega específica de información elimina la necesidad de reportería a corto plazo, ya que es factible observar directamente el comportamiento de indicadores de interés, y transforma los informes en entregables enfocados al análisis exhaustivo de insights y hallazgos que complementan el monitoreo permanente orientado a la toma de decisiones. De esta forma, se entrega más autonomía a todas las capas de la organización para conocer y profundizar en la evolución de los KPI y sus variables, eliminando la necesidad de consumir reportes con la misma información que se generan en plazos vencidos.

3. Centralización de la información

La facilidad con que Power BI permite a la empresa conectar sus múltiples fuentes de datos y agruparlas en un solo dashboard -o varios conectados entre sí- para visualizar información de distintos sistemas y procesos permite obtener una visión general de la organización en pocos pasos, tanto si deseas enfocarlo como una herramienta para monitorear KPIs a gran escala como para supervisar el rendimiento de unidades específicas dentro de tu operación, mediante fórmulas sencillas de implementar para numerosos cálculos y KPIs estándar de la industria, que harán muy expedita la centralización de la inteligencia de tu negocio. Como añadido, se complementa muy bien con otras herramientas del entorno Microsoft, por lo que personas que estén familiarizadas con Excel, SQL Server o Azure tendrán una rápida y satisfactoria curva de aprendizaje.

Por estos motivos, recomendamos que implementes en tus procesos el monitoreo en tiempo real a través de dashboards en Power BI, exigiendo además que las empresas contratistas que implementan procesos en tu organización utilicen esta herramienta para que puedas visualizar su avance de manera directa.