¿El servicio que subcontrataste no funciona como esperabas? Conoce estos consejos para evitarlo.

La externalización de servicios de tu compañía a empresas especializadas en tareas y procesos de diversa índole es un aspecto cotidiano, esencial y decisivo en el desarrollo de una compañía, tanto por el apoyo que brinda a la operación en el día a día como por la capacidad que abre para que se puedan abordar ambiciosos y necesarios proyectos para alcanzar nuevas metas; por ello, la elección de un proveedor adecuado que cumpla las expectativas y directrices del servicio subcontratado, es clave para que su equipo realice sus labores con independencia y sin requerir la intervención constante del mandante, facilitando además una dinámica de trabajo eficiente.

Muchas veces, sin embargo, la relación entre la empresa mandante y el contratista se contrae y complejiza por numerosos factores que desencadenan un funcionamiento inadecuado del servicio, que además de no satisfacer las aspiraciones de tus equipos internos, pueden derivar en problemas que complican la gestión y la relación con clientes, áreas internas de la compañía y la autoridad fiscalizadora.

Estos son algunos consejos para abordar de forma clara los problemas más frecuentes en la colaboración de la empresa prestadora del servicio a tu compañía:

• Asegúrate que la empresa que contrataste tiene la capacidad para solucionar los problemas que le presentan las tareas diarias. Cuando los niveles de exigencia de parte del mandante no se explicitan en contratos de licitación y tampoco se fomenta el diálogo sobre expectativas y perfiles de los profesionales en todos los niveles jerárquicos que cubre el contrato para atender las funciones asociadas a las actividades subcontratadas, suele ocurrir que los inconvenientes que surgen son atendidos y solucionados por equipos internos de tu empresa; ponderar de manera anticipada el nivel de conocimiento y personal idóneo que se requiere para afrontar estos desafíos ayudará enormemente a evitar esta clase de contratiempos.
• Incentiva al contratista a capacitar oportunamente a su personal. La formación de las personas subcontratadas vinculadas a tus proyectos es un factor que se pasa por alto o no se supervisa adecuadamente a lo largo de la existencia del contrato, por lo que cuando llega el momento de exigir al contratista que desempeñe una labor para la que no está preparado, tus propios equipos deben realizar estas labores que le pertenecen a la empresa externa. Monitorea periódicamente que el contratista realice estas capacitaciones a las personas involucradas y explicítalas en los contratos de licitación, tanto para las instancias de formación que debe llevar a cabo la empresa subcontratada como para las capacitaciones que tu empresa necesita realizar a dicho personal en tecnologías o procesos específicos.
• Fija incentivos apropiados para todo el personal de la empresa contratista. En más de una ocasión, los bonos y premios asociados al cumpliento de metas de la empresa externa no se distribuye de forma equitativa dentro de dicha organización, lo que conlleva el malestar y desmotivación de quienes cada día desempeñan tareas asociadas a tus proyectos. Toma las precauciones necesarias para asegurar que estos estímulos se entregan de forma transparente y justa, de acuerdo a una política de incentivos previamente conocida por las partes participantes.
• Supervisa rigurosamente el cumplimiento del contrato y documenta las falencias que encuentres. Un contrato de licitación no solo establece las condiciones generales y específicas en que se desarrollará el trabajo que la empresa externa realice para tu compañía, sino también debe incluir de manera clara e incuestionable las consecuencias de no cumplir estas condiciones, que usualmente se manifiestan como multas en diferentes niveles de gravedad y causales de rescisión del contrato. Por supuesto, plantearlas en el documento es solo el primer paso, pues se debe monitorear periódicamente a la empresa contratista mediante reuniones de seguimiento, planes de mejora en caso de comprobar falencias en el cumpliento de las reglas pactadas e instancias de seguimiento para nutrir al contratista de feedback valioso para solucionar errores en su sistema de trabajo y prevenir las posibles sanciones que deriven de estas negligencias, idealmente mediante la observación de un panel de control que te permita monitorear de forma autónoma el avance de las tareas que realiza el personal externo.
• Clarificar la propiedad y alcance de las tareas a desempeñar. La empresa contratista no solo debe tener claridad total, en términos generales, de lo que se espera de su trabajo en los diversos proyectos en los que colabora, sino también de qué tareas son su responsabilidad y cuál es el criterio de completitud que debe cumplir para que dichas actividades satisfagan las expectativas del mandante. De esta manera, se previene que equipos internos suplan carencias del servicio prestado por el contratista para realizar el trabajo que realmente se necesita.

Comunicarte de forma constante y clara con los representantes idóneos de la empresa contratista para trabajar en estos aspectos y visualizar mecanismos para ponerlos en marcha, si es que no los estás considerando actualmente en tu planificación, ayudarán en gran medida a que los equipos subcontratados entiendan lo que necesitas de ellos y pidan lo que necesitan, de parte del mandante, para cumplir esas labores de forma pulcra y oportuna.