Para lograr la eficiencia en una organización, no basta con monitorear indicadores y advertir oportunidades de mejora para corregir desviaciones entre las metas de la organización y lo realmente alcanzado; hacer cambios de forma natural, con enfoque especial en el equipo contratista responsable de las iniciativas que impactan los KPI de la empresa mandante a la que presta servicios, resulta clave al momento de establecer una estrategia de operación que impacte positivamente los objetivos de la organización. Luego de medir y analizar los resultados obtenidos, se deben tomar acciones que aseguren la mejora continua a través de procesos recurrentes que potencian a las personas a nivel metodológico y conceptual.

Existen 3 ámbitos esenciales en los se debe poner cuidado al gestionar el equipo de trabajo de una empresa contratista para conseguir que se enfoque hacia el cumplimiento de objetivos de la empresa donde interviene y se mantenga encaminado en un modelo de excelencia:

1. Capacitación orientada a la eficiencia

Formar a las personas de la empresa contratista con conocimientos generales es muy nutritivo para el crecimiento profesional de cada rol, aunque no es suficiente para impactar positivamente los objetivos de la empresa donde deberán llevar a cabo diferentes implementaciones. Entender a cabalidad los procesos que están ejecutando, no solo a nivel integral sino el detalle de cada paso del flujo y sus variables, permitirá que detecten síntomas dentro del funcionamiento de las tareas que podrían gatillar problemáticas y afectar el rendimiento del sistema, las cuales podrán comunicar de forma preventiva a la empresa mandante para que no ocurran. Por esta razón, la capacitación al personal debe orientarse hacia la eficiencia, minimizando pasos innecesarios en los flujos de trabajo, deprecando informes diarios en favor de dashboards que el cliente puede revisar online a libre demanda y otras medidas que favorezcan la economía de recursos.

2. Impacto de los procesos en otros eslabones de la organización

Los equipos subcontratados que tienen claro el organigrama de la empresa donde prestan servicios, las funciones de cada área y cómo las tareas que ejecutan van afectando y condicionando la operación de otras unidades de negocio y secciones de la organización, tienen mayor probabilidad de diseñar modelos de trabajo que impacten de manera beneficiosa a todo el flujo de la organización. Fomenta la capacitación de las personas no solo en los procesos que desempeñan directamente sino también en los de otras áreas, para detectar oportunidades de sinergia, evitar la duplicación de trabajo -por ejemplo, reutilizando o adaptando modelos ya diseñados por otras unidades para resolver problemas similares a los que tenga el equipo- y favorecer la construcción colectiva de ideas.

3. Conocimiento de los puntos de dolor del cliente

En numerosas ocasiones, las empresas que subcontratan servicios tienen ideas generales de los problemas que tiene su operación pero no conocen el detalle o alcance de dichas problemáticas, ni tienen claridad respecto a las posibles soluciones para ellas y el tipo de iniciativas que se pueden ejecutar para subsanarlas. Al especializar a los equipos de la empresa contratista en los procesos que ejecutan, es altamente probable que identifiquen con rapidez y precisión aquellos puntos de dolor en la experiencia del cliente que determinarán la columna vertebral de una estrategia orientada a la solución y mantenimiento sostenido de procesos eficientes, transparentes y oportunos. 

Como norma general, buscar la eficiencia y el beneficio de la empresa mandante a través de la simplificación de sus procesos, visibilizando resultados que impactan positivamente a las diferentes áreas de la organización, es el enfoque metodológico que distingue a un equipo subcontratado experto con orientación al cliente y sus necesidades.